ACHETEURS, ATTENTION AUX IMPRUDENCES

Je trouve encore aujourd'hui des acheteurs qui commettent les mêmes imprudences et finissent par acheter des produits inadéquats mettant à mal les activités de leurs organisations ou de leurs entreprises. Dans ces circonstances, les acheteurs se défendent toujours en accusant les demandeurs de n’avoir pas été assez précis dans leurs requêtes. Mais ce qu’ils oublient, c’est que

la qualité de l’achat dépeint sur la performance de l’acheteur. Dès lors, tout acheteur devrait comprendre qu’il a la responsabilité de s’assurer qu’il dispose de toutes les informations pertinentes relatives au produit qu’il s’apprête à acheter. Il ne s’agit donc pas de fuir cette responsabilité en mettant en cause le demandeur. Soyez plutôt l’expert sur qui il peut compter. Pour cela, je propose aux logisticiens, et surtout aux acheteurs, un moyen simple de le faire.

Par exemple, imaginez que vous recevez une demande pour l’achat de seaux pour lavage de main. Même si cette demande semble claire, tout acheteur, soucieux d’effectuer un achat qualitatif, devrait comprendre que cette désignation est tout aussi ambiguë qu’incomplète. En effet, il y a sur le marché une panoplie de seaux différents les uns des autres qui puissent servir au lavage de main. Ce que je m’apprête à développer est la technique consciente qui vous permettra de clarifier avec le demandeur les seaux auxquels il pense.

Maîtriser la nomenclature

Certains parleraient de cahier des charges mais je préfère parler de nomenclature dans notre contexte car le cahier des charges fait allusion à la fabrication ou à la production d’un bien. La nomenclature désigne la description unique d’un bien qui permet de le différencier d’un autre et de le rendre perceptible par n’importe qui.

De la même façon que vous avez un nom et un ou des prénoms pour vous identifier particulièrement, la nomenclature d’un produit se compose du nom de la famille de produit, du nom de sa sous-famille et des spécifications techniques y compris la forme, la fonctionnalité, le conditionnement, l’emballage, etc.

• La famille, c’est le nom commun à l’ensemble des produits destinés au même usage (seau, stylo, peinture, verre etc.).
• La sous-famille est une caractéristique qui permet de distinguer les produits d’une même famille les uns des autres. Cette caractéristique peut être la matière première, le matériel ou la méthode, ou encore la destination du produit 
• Les spécifications techniques sont les éléments qui définissent l’originalité du produit dans sa conception afin de lui donner un caractère particulier. Les spécifications techniques sont évolutives et relèvent du génie de la création.

Dans l’exemple ci-haut, en disant seaux pour lavage de main, le demandeur pense avoir été précis. Cependant, le spécialiste averti des techniques de nomenclature réalisera rapidement que les 3 groupes de désignations (nom de famille, nom de sous-famille et spécifications techniques) ne sont pas perceptibles dans cette description du produit. Il aurait fallu préciser :

La famille : Seau

La sous-famille : Plastique, métallique (acier, fer, aluminium, or, etc.)

Les spécifications techniques : 20 litres (la forme), avec couvercle, hanse et robinet en plastique (fonctionnalité)

Vous conviendrez avec moi qu’une telle description du produit ne souffrira d’aucune ambiguïté et son processus d’achat d’aucune confusion.

Attention aux termes imprécis

Lors de mes missions, j’ai aussi remarqué l’usage des mots comme grand, petit, long, court, lourd, léger, gros, mince, moyen, faible et puissant, etc. pour décrire des produits. Il faut que je le dise, ces qualificatifs ne signifient pas grande chose pour un acheteur. Par exemple, qu’achèteriez-vous si vous acceptez une demande d’achat de petite barre de fer à béton ? Ce qui est petit pour monsieur X peut être grand pour monsieur Y. La perception varie d’une personne à une autre. Par contre, quand je dis, fer à béton, diamètre 8mm, barre de 12m, tout devient clair dans votre esprit.

Faites donc attention aux demandes que vous devez exécuter. Surtout, ne l’oubliez pas, dans la gestion des achats, les termes grand, petit, moyen, large, long, court, gros, etc. n’ont aucune signification. En lieu et place de ces qualificatifs techniquement vides de sens, demandez la longueur, l’épaisseur, le volume, les dimensions ou la masse, etc. Exigez des unités de mesures concrètes et objectives. Vous serez à l’abri des mauvaises surprises et du gaspillage. Votre perception des mesures et des capacités n’est pas forcement celle de l’autre. 

Eviter les raccourcis de marques et gammes

Pour échapper à toutes les contraintes, certains demandeurs et acheteurs prennent des raccourcis en utilisant les caractéristiques commerciales comme les marques et gammes de produits pour définir un produit à acheter. A moins que la marque ou la gamme de produit soit une exigence ou une politique de votre entreprise, l’utiliser comme désignation dans le cadre d’un achat n’est pas professionnel. C’est même contre la concurrence. Ceci dit, on n’achète pas un ordinateur HP ou du javel Lacroix. HP et Lacroix sont des marques. Un ordinateur se définit par sa portabilité (ordinateur de bureau ou ordinateur portable) et ses caractéristiques techniques (le processeur, la capacité du disque dur, la vitesse d’exécution des commandes, la taille de l’écran, les accessoires, etc..). De même, le Javel se définit par sa forme (liquide, poudre ou solide), sa concentration en chlore (en pourcentage), son emballage (sachet, bouteille plastique, etc.) et son conditionnement (1,5 litres, 150g, etc..).

Vous comprenez que la gamme ou la marque ne garantit pas toujours la complétude de la nomenclature.

Pour finir, allez toujours à l’essentiel

Connaitre la nomenclature est une bonne chose. Cependant, certains éléments des spécifications techniques ne sont pas toujours pertinentes. Ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire d’inclure dans la nomenclature d’un bien, des éléments qui n’auront aucun impact sur l’usage auquel le produit est destiné. Reprenons l’exemple du seau avec la nomenclature suivante : seau plastique bleu de 20 litres avec couvercle, hanse et robinet plastique. 

Cette nomenclature est bien complète mais la couleur est-elle réellement pertinente ? si un seau de couleur blanche serait tout aussi acceptable qu’un seau de couleur bleue, il serait bienséant de ne pas rajouter cette spécification. Pourquoi ? tout simplement parce que l’acheteur prospectera pour des seaux plastiques bleu de 20 litres avec couvercle, hanse et robinet plastique. Imaginez qu’il n’en trouve pas de cette couleur après des jours de recherche. Si le demandeur lui dit par la suite qu’il est prêt à accepter les seaux qu'importe la couleur, tout le monde aura perdu du temps. Notre credo étant de ne pas perdre du temps, il est primordial de considérer uniquement les éléments essentiels du produit en excluant ceux qui sont superflues.

Voilà, je crois que je vous ai tout dit.

N’hésitez pas à commenter, compléter ou à partager si vous pensez que ceci pourrait apporter un plus à un collègue, un ami, un partenaire tout court.

Logistiquement votre.

Magloire ABALE, PRINCE2®